Chuẩn bị hồ sơ xin việc là việc làm cần thiết và quan trọng hàng đầu khi bạn muốn ứng tuyển vị trí bất kỳ nào hiện nay. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn hoang mang và không thực sự nắm rõ các loại giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh. Để có thêm thông tin và giúp các bước chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác nhất, bạn hãy cùng theo dõi bài viết này nhé!
Tìm hiểu hồ sơ xin việc là gì?
Hồ sơ xin việc được hiểu là một bộ tài liệu gồm các thông tin, văn bản chứa các nội dung liên quan đến ứng viên. Nhằm giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn tiểu sử, kỹ năng, bằng cấp, kinh nghiệm và dễ dàng đưa ra cái nhìn tổng quan khi thực hiện phỏng vấn.
Thông thường, trong một bộ hồ sơ sẽ yêu cầu khá nhiều các loại giấy tờ khác nhau. Do đó, bạn cần biết tính cần thiết của mỗi loại và nắm được quá trình sắp xếp hợp lý, tránh việc thiếu hay thừa giấy tờ trong hồ sơ khiến việc ứng tuyển bị ảnh hưởng kết quả.
Để lọt vào “mắt xanh” đơn vị tuyển dụng và có được việc làm mà mình mong muốn, bạn cần chuẩn bị hồ sơ xin việc đầy đủ các loại giấy tờ. Cụ thể:
- Sơ yếu lý lịch được công chứng bởi địa phương.
- Đơn xin việc
- CV xin việc
- Sổ hộ khẩu
- CCCD/CMND
- Giấy khai sinh
- Giấy khám sức khỏe tổng quát
- Ảnh chụp chân dung size 3×4 hoặc 4×6
- Các bằng cấp, chứng chỉ liên quan.
Chuẩn bị hồ sơ xin việc cần những gì?
Như đã tìm hiểu quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc yêu cầu nhiều loại thông tin, văn bản khác nhau. Để giải đáp hồ sơ xin việc cần chuẩn bị những gì? bạn hãy cùng tham khảo các loại giấy tờ dưới đây. Cụ thể:
Đơn xin việc
Đơn xin việc được biết đến là một văn bản mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng, với mục đích xin vào một vị trí của công ty hoặc doanh nghiệp. Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng không thể thiếu của một bộ hồ sơ xin việc đúng chuẩn.
Trong nội dung của lá đơn, bạn sẽ giới thiệu về bản thân, kỹ năng, kinh nghiệm và thể hiện mong muốn, động cơ xin việc của mình. Các nhà tuyển dụng thường thông qua tờ đơn này để xem xét nét chữ, cách trình bày và đoán tính cách của ứng viên để đưa ra lựa chọn ứng tuyển phù hợp.
Chuẩn bị hồ sơ xin việc cần có sơ yếu lý lịch
Để chuẩn bị hồ sơ xin việc chu đáo và đạt chuẩn nhất, bạn không nên bỏ qua sơ yếu lý lịch. Với tờ đơn này, nhà tuyển dụng sẽ nắm được các thông tin như: họ và tên, ngày tháng năm sinh, tuổi, họ tên cha mẹ, anh em, quá trình học tập, làm việc,.. Hiện nay, các doanh nghiệp hoặc công ty đều yêu cầu sơ yếu lý lịch được chứng thực từ phía địa phương.
Sự xuất hiện của sơ yếu lý lịch sẽ giúp nhà tuyển dụng tăng sự tin cậy về xuất thân, trình độ và kinh nghiệm, cũng như đạo đức của ứng cử viên. Ngoài ra, loại giấy tờ này còn xuất hiện trong đơn nhập học, thủ tục hành chính,..
Sổ hộ khẩu có chứng thực
Việc nộp sổ hộ khẩu có chứng thực khi chuẩn bị hồ sơ xin việc được rất nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu. Bởi đây sẽ là tài liệu giúp công ty nắm rõ nơi ở, cũng như các mối quan hệ gia đình của nhân viên. Từ đó, phía doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan và quyết định có lựa chọn hay không.
Bạn cần chuẩn bị bản photo hộ khẩu và được công chứng trong vòng 3 tháng bởi địa phương. Hiện nay, có khá nhiều công ty không yêu cầu sổ hộ khẩu trong hồ sơ xin việc, bạn nên tìm hiểu thông tin kỹ để có được sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như tránh việc mất nhiều thời gian trong việc chuẩn bị giấy tờ.
Bản sao CCCD/ CMND, giấy khai sinh
Chuẩn bị hồ sơ xin việc không thể thiếu bản sao CCCD/ CMND và giấy khai sinh. Trong đó, CCCD/ CMND sẽ là loại giấy tờ giúp nhà tuyển dụng xác định danh tính, quốc tịch, nơi cư trú, quê quán của ứng cử viên. Dù lựa chọn vị trí hay doanh nghiệp nào thì loại giấy tờ xác minh này cũng không thể thiếu.
Giấy khai sinh cũng là một trong những tài liệu văn bản không thể thiếu trong hồ sơ xin việc. Với loại giấy tờ này doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác minh danh tính, nơi sinh và quê quán của bạn có thật sự trùng khớp trong các loại giấy tờ liên quan hay không, cũng như tăng độ tin cậy với ứng viên.
Bạn cần xác minh bản sao CCCD/ CMND, giấy khai sinh bằng mộc xác nhận từ địa phương trong vòng 6 tháng gần nhất. Điều này sẽ thể hiện rằng bản sao bạn cung cấp hoàn toàn trùng khớp, chính xác so với bản gốc, cũng như thông tin của bạn tại địa phương.
CV xin việc
Trong cách thức chuẩn bị hồ sơ xin việc, thì CV xin việc là yếu tố cần thiết để bạn có thể chinh phục được nhà tuyển dụng. Hiện nay, có khá nhiều người nhầm lẫn giữa CV xin việc và đơn xin việc, mặc dù có nhiều điểm tương đồng nhưng CV xin việc sẽ mang tính cá nhân hơn. Đồng thời, thể hiện rõ được các ưu điểm của bạn đối với công việc.
Bạn có thể chọn làm CV xin việc bằng word, hoặc lựa chọn các phần mềm chuyên nghiệp để tạo CV riêng cho mình. Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo các website cung cấp CV mẫu miễn phí và download in ra bổ sung vào hồ sơ.
Trong quá trình ghi CV, bạn nên trung thực trong mọi nội dung để quá trình trả lời phỏng vấn trở nên dễ dàng. Ngoài ra, điều này cũng cho thấy sự trung thực và nỗ lực của bạn trong quá khứ, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn thiện cảm hơn về bạn trong khi tuyển chọn.
Giấy khám sức khỏe trong 6 tháng
Chuẩn bị hồ sơ xin việc chắc chắn không thể thiếu giấy khám sức khỏe. Đây là loại giấy tờ giúp nhà tuyển dụng nắm được tình trạng sức khỏe của ứng viên, đưa ra cái nhìn bản thân bạn có thật sự đảm bảo hoàn thành công việc mà vị trí hiện tại công ty tuyển dụng hay không.
Đặc biệt đối với những công ty làm trong ngành F&B hoặc sản xuất thực phẩm, thì việc cung cấp giấy thăm khám sức khỏe tổng quát trong 6 tháng rất quan trọng. Giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình công tác an toàn cho nhân viên, cũng như hạn chế ảnh hưởng đến sản phẩm, dịch vụ.
Hiện nay, giấy khám sức khỏe có 2 loại chính là A3 và A4. Tùy vào vị trí tuyển dụng của bạn mà doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau liên quan. Nhưng dù là loại giấy tờ khám sức khỏe nào thì cũng sẽ có yêu cầu xác nhận từ đơn vị y tế trong 6 tháng gần nhất. Bạn có thể thăm khám tại các bệnh viện lớn hoặc cơ sở trung tâm y tế tại địa phương.
Hồ sơ xin việc cần chuẩn bị những gì – Bằng cấp, chứng chỉ
Nếu bạn thắc mắc chuẩn bị hồ sơ xin việc cần những gì, thì bằng cấp và chứng chỉ liên quan công việc không thể thiếu. Đa phần các công ty, hoặc doanh nghiệp hiện nay đều có những yêu cầu nhất định về bằng cấp đối với quá trình tuyển dụng. Do đó, đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có để đảm bảo bạn đáp ứng điều kiện trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, điều này cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định thông tin bạn cung cấp trong CV, sơ yếu lý lịch có thật sự chính xác và trung thực hay không. Một số loại bằng cấp, chứng nhận phổ biến như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ,.. Bạn cần photo và xin mộc chứng thực trước khi nộp.
Ảnh 3×4 hoặc 4×6
Ảnh chân dung của ứng cử viên sẽ được yêu cầu dán bên ngoài bìa hồ sơ và bên trong sơ yếu lý lịch. Qua hình ảnh này, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn tổng quan và quyết định có ấn tượng với bạn hay không. Do đó, để chuẩn bị hồ sơ xin việc ghi điểm thì ảnh 3×4 hoặc 4×6 là không thể thiếu.
Bạn nên chụp ảnh mặc sơ mi trắng, tóc gọn gàng khi chụp ảnh. Đồng thời, bạn nên rửa ra nhiều hình để có thể dùng khi khẩn cấp. Đặc biệt, với trường hợp nộp nhiều hồ sơ cùng lúc bạn nên chuẩn bị nhiều ảnh chân dung để gửi đến công ty tuyển dụng.
Giấy tờ trong hồ sơ xin việc có cần công chứng không?
Để có thể chuẩn bị hồ sơ xin việc một cách hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu của công ty, doanh nghiệp thì việc công chứng một số giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc rất cần thiết. Ngoài ra, theo Bộ luật lao động vào năm 2019 thì yêu cầu chứng thực hồ sơ xin việc sẽ tùy vào yêu cầu của mỗi đơn vị tuyển dụng.
Một số loại giấy tờ cần photo và công chứng trong vòng 3 – 6 tháng gồm có:
- Sơ yếu lý lịch
- Bản photo CCCD/ CMND
- Bản photo giấy khai sinh
- Bản photo chứng chỉ, bằng cấp
- Sổ hộ khẩu
- Giấy khám sức khỏe
Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm rõ địa chỉ nhận công chứng, chứng thực các loại giấy tờ có hiệu lực như: UBND xã phường, phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, phòng tư pháp cấp huyện quận.
Một số câu hỏi liên quan khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
Sau khi đã tìm hiểu cách chuẩn bị hồ sơ xin việc đầy đủ các loại giấy tờ, để có được hiệu quả sở hữu bộ hồ sơ chất lượng và đúng chuẩn theo yêu cầu của nhà tuyển dụng thì bạn cần biết một số câu hỏi dưới đây. Cụ thể:
Mua hồ sơ xin việc ở đâu hiện nay?
Để chuẩn bị hồ sơ xin việc bạn cần tìm địa chỉ mua hồ sơ xin việc cho mình. Hiện nay, bạn có thể tìm mua bộ hồ sơ tại nhà sách, tiệm photo, hoặc mua online. Tiếp theo đó, bạn cần điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của mỗi loại giấy tờ một cách chính xác, giúp đơn vị tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin của bạn và đưa ra quyết định phù hợp.
Ngoài ra, các loại giấy tờ văn bản và tài liệu khác như: bằng cấp, giấy khai sinh, CCCD/CMND,.. thì bạn cần photo rồi đi công chứng để tăng tính xác thực trước khi đưa vào hồ sơ. Bên cạnh đó, điều này còn mang lại hiệu quả đảm bảo tính hợp pháp khi bạn nộp giấy tờ cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
>> Xem thêm: Bí quyết tìm kiếm cơ hội việc làm ngay từ thời sinh viên
Nên chuẩn bị hồ sơ xin việc bao nhiêu bộ?
Khi đi xin việc tại các công ty hoặc doanh nghiệp thì bạn cần chuẩn bị ít nhất 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, đầy đủ các thông tin và giấy tờ cần thiết. Tuy nhiên, trong quá trình phỏng vấn và tham gia quá trình tuyển dụng không thể tránh khỏi những rủi ro không mong muốn.
Chính vì vậy, bạn nên chuẩn bị hồ sơ xin việc cho mình từ 3 – 5 bộ, giúp quá trình phỏng vấn tại những nơi khác trở nên dễ dàng và chủ động hơn cho mình. Từ đó, bạn cũng hạn chế việc đánh mất các cơ hội tìm được vị trí công việc phù hợp với mình.
Cách sắp xếp bộ hồ sơ xin việc hiệu quả và ấn tượng
Hiện nay, bạn có thể thấy trong một bộ hồ sơ có rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Nếu không biết cách sắp xếp phù hợp điều này có thể tạo nên ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng, khiến quá trình phỏng vấn và giới thiệu bản thân bị gián đoạn.
Nếu muốn chuẩn bị hồ sơ xin việc chuẩn xác và gây ấn tượng tốt với doanh nghiệp, công ty bạn có thể tham khảo một trong 3 cách sắp xếp sau. Cụ thể:
- Cách làm truyền thống: Đơn xin việc >> Sơ yếu lý lịch >> CV xin việc >> Các loại bằng cấp, chứng chỉ >> Giấy thăm khám sức khỏe >> Các giấy tờ khác.
- Sắp xếp hồ sơ xin việc theo thư giới thiệu: Thư giới thiệu >> CV xin việc >> Bằng cấp và chứng chỉ yêu cầu >> Đơn xin việc >> Sơ yếu lý lịch >> Giấy khám sức khỏe >> Giấy tờ khác.
- Cách làm theo yêu cầu từng vị trí tuyển dụng: CV xin việc >> Đơn xin việc >> Sơ yếu lý lịch >> Bằng cấp, chứng chỉ chứng minh năng lực >> Giấy khám sức khỏe >> Một số giấy tờ khác.
Bạn có thể tìm hiểu về công ty và vị trí mà mình mong muốn để có cách sắp xếp trình tự hồ sơ thích hợp. Điều này không chỉ thể hiện bạn là một người rất kỹ tính, chu đáo mà còn cho thấy sự quan tâm lớn đối với vị trí tuyển dụng.
Bỏ túi “tips” kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2023
Có thể thấy quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc mặc dù không quá khó khăn, nhưng yêu cầu sự cẩn thận và tỉ mỉ của ứng cử viên rất nhiều. Để có được một bộ hồ sơ thật sự mang đến tiềm năng giành được vị trí tuyển dụng. Cũng như gây ấn tượng mạnh cho nhân sự tuyển dụng thì bạn cần có kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc cho mình. Cụ thể:
Kỹ năng điền thông tin
Đây là yêu cầu quan trọng đầu tiên mà bạn cần lưu ý:
- Mặc dù, hiện nay các bộ hồ sơ đều được in sẵn và điền các thông tin còn thiếu, nhưng bạn nên thực hiện rà soát các lỗi không mong muốn, tránh lỗi dấu câu, chính tả làm câu văn mất đi sự mạch lạc. Đồng thời, khiến cho bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
- Bạn nên sử dụng những lời văn ngắn gọn, uyển chuyển và nhẹ nhàng, nhưng tràn đầy sự quyết tâm trong việc cống hiến những giá trị mới cho công ty.
- Nếu bạn có kỹ năng và đủ sự cẩn thận thì có thể viết đơn xin việc bằng tay, chắc chắn đây sẽ là lựa chọn gây nên điểm nhấn đối với nhà tuyển dụng.
- Trong quá trình ghi các thông tin trong hồ sơ xin việc bạn tuyệt đối không nên dùng các từ địa phương, từ lóng khiến cho hồ sơ kém chỉnh chu và gây khó hiểu cho nhà tuyển dụng.
- Tuyệt đối nên tránh việc tẩy xóa hoặc dính bẩn trên bộ hồ sơ xin việc, điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng mất thiện cảm với bạn vì họ nghĩ ứng viên đang không tôn trọng quá trình tuyển chọn. Đồng thời, không cho thấy rõ mong muốn apply công việc rõ ràng.
Một số kỹ năng quan trọng khác
Ngoài việc chuẩn bị hồ sơ xin việc tốt, bạn cũng cần đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, vì quá trình hỏi đáp này sẽ cho nhà tuyển dụng cái nhìn trực tiếp nhất về bạn.
- Lời khuyên cho bạn đó là nên photo CV xin việc và đơn xin việc để tập trả lời trùng khớp, hiệu quả và tránh hồi hộp khiến cuộc phỏng vấn không được đảm bảo.
- Bạn nên chuẩn bị nhiều bộ hồ sơ cùng lúc để tránh các trường hợp rủi ro hoặc tình huống hy hữu. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế việc đánh mất cơ hội xin vào công việc mà mình yêu thích.
- Khi đi xác thực các loại giấy tờ bạn nên chọn thời điểm sớm hơn lúc đi nộp hồ sơ từ 2 – 3 tuần. Đồng thời, bạn cũng nên xác thực nhiều bản photo cùng lúc để tiết kiệm thời gian đi lại khi cần làm nhiều bộ hồ sơ xin việc khác nhau.
- Sau khi hoàn thành xong hồ sơ bạn nên gửi ngay đến công ty và đúng địa chỉ để tránh việc mất vị trí công việc mình muốn. Đồng thời, bạn cũng nên theo dõi quá trình phỏng vấn, hẹn làm việc từ phía nhà tuyển dụng để chủ động hơn trong mọi vấn đề.
Qua bài viết trên về quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc và một số kinh nghiệm soạn hồ sơ hiệu quả. Mong rằng, bạn đọc sẽ có được thông tin hữu ích giúp bản thân tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, dễ dàng vào được vị trí công việc mà mình mong muốn.
