Trợ lý nhân sự là nghề đang được rất doanh nghiệp, tập đoàn, công ty lớn nhỏ tuyển dụng. Đây là vị trí việc làm có mức lương khá tốt, hỗ trợ cho các tác nhân sự của trưởng phòng. Vậy công việc và yêu cầu của một trợ lý bộ phận nhân sự có những đầu mục nào, cùng tìm hiểu nhé.
Tìm hiểu trợ lý nhân sự là gì?
Trợ lý nhân sự có tên trong tiếng anh là HR Assistant là vị trí đảm nhiệm việc hỗ trợ cho trưởng phòng nhân sự của công ty. Những đầu mục công việc có thể liên quan đến hành chính văn phòng, giấy tờ hoặc trực tiếp tới nhân sự.
Đây là một vị trí tuyển dụng có khối lượng công việc cũng tương đối nặng và khá phức tạp. Bên cạnh các yếu tố về chuyên môn, khả năng chịu áp lực công việc tốt thì ngoại hình ưa nhìn cũng rất quan trọng. Trợ lý chính là “cánh tay” đắc lực của lãnh đạo công ty nên cần hội tụ những phẩm chất, đa zi năng thì mới đảm đương được vị trí này.
Công việc trợ lý nhân sự bao gồm những đầu mục quan trọng nào?
Một trợ lý nhân sự sẽ phải đảm nhiệm khá nhiều đầu mục công việc khác nhau từ tuyển dụng, chấm công, tính lương cho đến các vấn đề phát sinh khác.
Hỗ trợ tuyển dụng
Nếu bạn chưa biết trợ lý nhân sự là làm gì thì việc tuyển dụng có lẽ là đầu mục đầu tiên vị trí này cần đảm nhiệm. Đây là công việc tốn nhiều thời gian lẫn công sức, không phải đơn giản mà tìm được người phù hợp với công ty. Là một trợ lý thì bạn cần hỗ trợ đăng tin, tìm kiếm ứng viên, lọc CV, liên hệ và trao đổi để sắp xếp phỏng vấn. Cùng với đó là tham gia khâu phỏng vấn cùng những thủ tục đón thành viên mới khi họ trúng tuyển.
Ngoài ra, trợ lý nhân sự tuyển dụng cũng cần quản lý, lưu trữ dữ liệu của các ứng viên đã ứng tuyển. Bởi số lượng người cần tìm việc làm là rất lớn lên bạn cần quản lý và đảm bảo những thông tin này là bảo mật và luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ khi cấp trên cần.
Giám sát nhân viên áp dụng quy định của công ty
Công ty nào cũng cần có các nội quy, định định của thể để đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình và giữ được văn hóa doanh nghiệp. Chính vì thế khi có nhân viên không tuân thủ nội quy thì trợ lý HR có nhiệm vụ nhắc nhở để họ có những điều chỉnh phù hợp, hoặc mạnh hơn là áp dụng các biện pháp phạt.
Đặt lịch họp, sự kiện
Trợ lý nhân sự cũng có nhiệm vụ đặt lịch họp phù hợp dựa trên thời gian của cấp trên lẫn nhân viên. Trợ lý cũng sẽ phải hỗ trợ đặt đặt tàu xe, vé máy bay, đặt phòng khách sạn….trong trường hợp cấp trên cần đi công tác dài ngày. Ngoài ra, những thông tin quan trọng như tổ chức sự kiện, đón tiếp đối tác, khách hàng quan trọng của công ty bạn cũng cần nắm được và tham gia thực hiện.
Hỗ trợ chấm công, tính lương
Tại một số doanh nghiệp, trợ lý nhân sự sẽ đảm nhiệm công việc liên quan đến chấm công và tính lương. Đầu mục này cụ thể là phải theo dõi ngày phép nhân viên, tổng hợp danh sách các nhân viên đi muộn, về sớm,…và tiếp nhận phản hồi khi có sai lệch về bảng lương.
Các công việc khác
Bên cạnh một số đầu mục công việc cơ bản kể trên, trợ lý nhân sự thỉnh thoảng cũng sẽ thực hiện một số phần theo hướng dẫn của trưởng phòng như:
- Nhập liệu giấy tờ quan trọng về thông tin của nhân viên mới.
- Thực hiện làm báo cáo tuyển dụng và báo cáo nhân sự định kỳ theo yêu cầu.
- Hỗ trợ giải đáp những thắc mắc của nhân viên về chính sách lương thưởng, phúc lợi, bảng lương.
- Hỗ trợ hoặc tham gia lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới.
- Công việc khác của hỗ trợ nhân sự là gì, đó chính là hỗ trợ các công việc liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng, nhân viên nghỉ việc.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến thủ tục hành chính giấy tờ. Ví dụ các hồ sơ thông tin bao gồm thông tin về phúc lợi của nhân viên như thời gian nghỉ được trả lương, tình trạng việc làm, thời gian ốm đau hoặc bất kỳ thời điểm làm việc kém hiệu quả của nhân viên. Các tệp khác có thể là đánh giá hiệu suất, khiếu nại hoặc khắc phục các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Những yêu cầu cần có khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý nhân sự
Để trở thành một trợ lý nhân sự chuyên nghiệp và có cơ hội thăng tiến trong tương lai lên những vị trí cao hơn, bạn cần có những kiến thức về chuyên môn lẫn các kỹ năng mềm khác.
Về trình độ chuyên môn
CV trợ lý nhân sự nêu bật cho nhà tuyển dụng thấy trình độ chuyên môn của mình thì sẽ là 1 điểm cộng lớn. Khi ứng tuyển vào vị trí này bạn cần có bằng cử nhân chuyên ngành nhân sự, quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực hoặc các ngành nghề liên quan khác.
Ứng viên cũng cần có kiến thức và sự am hiểu về luật lao động để hiểu được các quy định cơ bản do Pháp luật Việt Nam ban hành cho người lao động lẫn doanh nghiệp. Điều này để đảm bảo công ty thực hiện đúng luật và người lao động cũng được hưởng quyền lợi tối đa.
Kinh nghiệm làm việc
Ứng viên làm trợ lý nhân sự cần có kinh nghiệm 3 – 6 tháng làm việc tại vị trí tương đương hoặc các vị trí có liên quan. Những ứng viên là sinh viên mới ra trường cũng sẽ có cơ hội việc làm trong những doanh nghiệp đang tuyển dụng trợ lý nhân sự tuy nhiên thị trường vẫn thường ưu tiên những người có kinh nghiệm hơn.
Bởi họ có thể sẵn sàng làm tốt ngay sau khi nhận việc mà không cần đào tạo thêm. Ngoài ra những người có kinh nghiệm cũng có thể deal được mức lương cao hơn trong quá trình phỏng vấn trợ lý nhân sự. Các sinh viên mới ra trường nên chấp nhận mức lương thấp hơn để có cơ hội học hỏi, tích lũy kinh nghiệm.
Yêu cầu về kỹ năng mềm của trợ lý nhân sự
Trợ lý nhân sự cần có các kỹ năng mềm ngoài kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn. Có thể kể đến kỹ năng quản lý con người, quản trị nhân sự, đặt biệt có khả năng sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự sẽ là một điểm cộng lớn.
Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần có khả năng giao tiếp tốt, hiểu rõ chức năng của phòng nhân sự để xử lý hài hòa các vấn đề xảy ra trong công ty. Trợ lý nhân sự cũng được đánh giá là cần có kỹ năng tổ chức, phân bổ công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
Yêu cầu về tính cách
Vị trí tuyển dụng này ưu tiên những người có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận và đặc biệt là phải chịu được áp lực công việc tốt. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi vấn đề trong doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ và xử lý tốt.
Ngoài ra đây cũng là những yếu tố để HR có thể gắn bó lâu dài với nghề mà không bị mệt mỏi, chán nản, bỏ ngang công việc. Bởi vì không phải ai cũng có khả năng chịu được khối lượng công việc lớn, dễ dàng bỏ cuộc rẽ sang một ngành việc khá vì quá áp lực.
Chế độ đãi ngộ lương thưởng đối với vị trí trợ lý nhân sự
Trợ lý nhân sự lương bao nhiêu, thưởng như thế nào, quyền lợi ra sao là điều mà bất cứ ai đi tìm việc làm đều quan tâm. Đối với vị trí công việc này, người lao động sẽ được hưởng những đãi ngộ và lương thưởng như sau:
- Sinh viên mới ra trường sẽ có mức lương dao động từ 7 – 10 triệu/tháng, đối với những người có kinh nghiệm thì có thể cao hơn 1 – 2 triệu hoặc nhiều hơn nữa tùy doanh nghiệp.
- Các chính sách và quyền lợi theo đúng luật lao động đưa ra như bảo hiểm, ngày nghỉ phép, kiểm tra sức khỏe định kỳ hàng năm.
- Một số chế độ khác tùy chính sách của công ty như Xe đưa đón nhân viên, du lịch định kỳ, tăng lương, phụ cấp xăng xe, ăn trưa, đào tạo, các chế độ về ngày sinh nhật, ngày lễ, bảo hiểm cao cấp, ….
Đây không chỉ là công việc có mức thu nhập khá mà còn mang tới cơ hội thăng tiến rõ ràng trong lĩnh vực nhân sự ở thời gian tới. Tuy nhiên cũng cần trau dồi nhiều hơn kiến thức, kỹ năng cũng như đảm bảo sức khỏe tốt để hoàn thành khối lượng công việc được giao nói riêng và khối công việc tương đối lớn của nghề này nói chung.
Tìm việc làm trợ lý nhân sự ở những kênh nào?
Hiện nay có rất nhiều công ty đang tuyển dụng vị trí việc làm này, vậy để có được một môi trường làm việc mong muốn, bạn nên tìm ở những kênh nào?
Các kênh tuyển dụng phổ biến
Nếu chưa biết tìm việc trợ lý nhân sự ở những kênh nào để ứng tuyển được vào những công ty tốt thì đây sẽ là gợi ý cho bạn. Hiện nay các nhà tuyển dụng thường đăng tin lên các website tuyển dụng hoặc hội nhóm trên Facebook. Tuy nhiên nếu tìm không đúng kênh thì rất có thể sẽ bị ứng tuyển vào một công ty không có chế độ tốt. Hãy tham khảo 1 số kênh đăng tin việc làm sau:
- Những group, diễn đàn về công nghệ chuyên về tuyển dụng nhân sự ít bị spam hoặc có tin rác, đảm bảo lượng tương tác tốt.
- Các website tìm việc làm như Vietnamworks, TopCV, Vieclam24,…cũng là một trong những nguồn tìm việc được nhiều nhà tuyển dụng đăng tin và nhiều người lao động tìm kiếm.
- Vào website hoặc chính fanpage của doanh nghiệp, công ty mà bạn quan tâm xem có thông tin tuyển dụng vị trí trợ lý nhân sự này không.
Truy cập vào các phần mềm công nghệ tìm việc
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng sang sử dụng các phần mềm tuyển dụng thay vì hình thức đăng tin thủ công nhưng trước kia. Trong đó anh em có thể tham khảo phần mềm AMIS được nhiều công ty sử dụng. Tìm kiếm việc làm vừa tiết kiệm thời gian mà còn tìm được công ty như mong muốn.
Trên đây là những thông tin chi tiết về vị trí trợ lý nhân sự, mô tả công việc và các yêu cầu cơ bản người lao động cần có khi ứng tuyển. Hy vọng bài viết giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc này để có hướng đi đúng trong sự nghiệp.
